Esihenkilöviestinnän työkalupakki 2: Suunnittele, toteuta ja arvioi

Esihenkilö on tiiminsä tärkein tiedottaja

Esihenkilöviestintä on olennainen osa ihmisten ja asioiden johtamista, ja sitä tulee suunnitella, toteuttaa ja arvioida kuten mitä tahansa muutakin johtamistyön osa-aluetta. Tiesitkö, että esihenkilö on myös oman tiiminsä tärkein sisäinen tiedottaja?

Tässä blogissa annan muutamia käytännön vinkkejä viestinnän suunnitteluun ja arvioimiseen, sillä viestintä, kuten muukin, on hyvin suunniteltuna puoliksi tehty!

(Julkaisu sisältää lopussa mainoslinkkejä, ne on merkitty *-merkillä)

Esihenkilöviestintäsuunnitelman runko – viesti oikeista asioista oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan

Lyhimmillään esihenkilöviestintäsuunnitelma voi olla vaikka vain yhden A4:n mittainen. Ohjeistankin asiakkaitani aina käyttämään apuna tiedotteen kaavaa 5 x M + K: Mitä, kenelle, missä, miten, miksi ja milloin.

Tiedotteen kaava muodostaa selkeän rungon myös viestinnän suunnittelulle. (Kuva: Pixabay)

Tässä esimerkki viestintäsuunnitelman rungoksi:

1. Kohderyhmien määrittely – millaisille ryhmille / kenelle viestit talon sisällä ja ulkopuolella?
2. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän tavoitteiden asettaminen – mistä asioista viestit?
3. Viestintäkanavien määrittely – missä ja millä keinoilla viestit?
4. Vuotuisten toimintojen sijoittaminen vuosikalenteriin – milloin viestit (päivittäinen, viikoittainen ja kuukausittainen viestintä sekä projektit, tapahtumat ja kampanjat)
5. Viestintätoimenpiteiden toteuttaminen
6. Viestinnän seuranta ja palaute – miten olet onnistunut. Miten keräät viestinnän onnistumisesta palautetta? Pitääkö tavoitteita, toimenpiteitä, viestintävälineitä,

Esihenkilöviestintä vaatii tilannetajua

Suunnitellun viestinnän lisäksi esihenkilön tulee viestiä muutoksista, uudistuksista ja päätöksistä mahdollisimman nopeasti henkilöille, joita ne koskevat. Muista kuitenkin, että maltti on valttia tässäkin!

Avuksi kannattaa ottaa ennen sähköpostin lähettämistä, palaveria tai tiedotustilaisuutta edellä mainittu tiedotteen kaava. Asioiden hahmottelu etukäteen auttaa myös omien tunnereaktioiden hallitsemisessa ja muiden mahdollisten tunnereaktioiden ennakoimisessa.

Lisäksi esihenkilöltä odotetaan tilannetajua: mitä kertoa, miten ja millaisessa yhteydessä. Aina kaikkea ei voi eikä saa kertoa. Esimerkiksi kriisitilanteessa loukkaantumisista ym., tiedottavat viranomaiset, ja yrityskaupoissa on määritelty tiukat viestintäohjeet, mitä saa kertoa ja milloin.

On myös hyvä huomioida ajankohta ja paikka: viestit kannattaa lähettää työajalla varsinkin kysymyksiä ja keskustelua herättävistä aiheista. Vai olisiko parempi tavata tiimin jäsen / jäsenet kasvotusten, jotta tunnereaktiot tulevat näkyväksi ja voit vastata kysymyksiin ja kommentteihin saman tien?

Esihenkilöviestinnän suunnittelu on tärkeää – myös se, missä tilanteissa sähköpostiviesti riittää ja milloin kasvokkain viestintä on paras keino. (Kuva: Pixabay)

Ole johdonmukainen ja noudata organisaation viestinnän linjauksia

Kun tiedät, mistä asioista viestit, kenelle, miten, missä ja milloin, voit viedä viestintää vaativat asiat vuosisuunnitelmaan. Kirjaa kuitenkin aluksi ranskalaisilla viivoilla kaikki vuosittaiset viestintää vaativat tapahtumat kuten työhyvinvointipäivät, messut, projektit, kampanjat ja viikkopalaverit sekä esimerkiksi kehityskeskustelukierrokset. Sen jälkeen on helpompaa jakaa suunnitelma kuukausiin ja viikkoihin.

Jos organisaatiollasi on viestintäohje, ota sen periaatteet, kuten sovitut strategiset viestit ja viestintäkanavat, huomioon omassa viestinnässäsi. Noudata myös omaa viestintäsuunnitelmaasi johdonmukaisesti eli jos olette sopineet tietyt asiat kuten viestintäkanavat ja -ajat, pidä niistä kiinni.

On myös tärkeää, että johdon viestintälinjaukset säilyvät samoina läpi koko organisaation. Esihenkilöiden tulee viestiä yhtenevällä tavalla yhteisistä linjauksista. Jos et ole varma, kysy organisaatiosi viestintäpäälliköltä tai omalta esimieheltäsi, mitä päätöksistä saa sanoa ja miten.

Jos omassa tiimissäsi tapahtuu muitakin osastoja kiinnostavia / koskevia asioita, on sinun tehtäväsi pitää yhteyttä itse tai pitää viestintävastaavan henkilön välityksellä kollegat ja koko johtoporras ajan tasalla asioista.

Tietotyhjiötä ei ole – viesti säännöllisesti, avoimesti, tasapuolisesti ja selkeästi

Kun organisaation johto ja esimiehet kertovat asioista avoimesti, oikeaan aikaan, sovituissa kanavissa ja selkeästi, oikea tieto välittyy paremmin työyhteisöön eikä henkilöstön tarvitse arvailla, mitä on meneillään. Kun tietoa ei ole saatavilla, huhut täyttävät helposti tyhjiön. Eli on parempi kertoa, ettei asioista voi vielä kertoa ja oikaista huhut heti tuoreeltaan.

Esihenkilönä sinun pitää olla myös tasapuolinen kaikkia tiimisi jäseniä kohtaan. Pyri kertomaan yhteisistä asioista reilusti yhtä aikaa kaikille ja vältä sisäpiiriklikkien luomista. Henkilökohtainen rakentava palaute tulee antaa asianomaiselle henkilölle kahden kesken.

Vältä myös väärinkäsityksiä käyttämällä selkeää ja yksiselitteistä kieltä sekä suullisessa että kirjallisessa viestinnässäsi. Jos et ole varma, miten työntekijäsi käsitti tehtävänannon tai muun asian, kysy. Tai vielä parempi, jos pyydät häntä kuvailemaan asian omin sanoin.

Toisinaan on hyvä pysähtyä miettimään oman viestinnän selkeyttä – varsinkin, jos sinut ymmärretään usein väärin tai joudut tarkentamaan sanomaasi. (Kuva: Timo Pellikka)

Esihenkilönä sinun tulee näyttää esimerkkiä myös viestinnässä. Se tarkoittaa sitä, että otat toiminnassasi ja viestinnässäsi huomioon organisaatiosi strategiset linjaukset, pelisäännöt, arvot ja tavoitteet. Jos kerrot huolehtivasi tiimisi työn ja vapaa-ajan tasapainosta ja kirjoittelet itse kuitenkin sähköposteja työntekijöille yömyöhään, viestisi vaikuttaa epäuskottavalta.

Viestinnän seuranta ja palaute – miten olet onnistunut ja pitääkö viestintää muuttaa

Viestinnän professori emerituksen, toimittajan ja entinen kansanedustajan Osmo A. Wiion kerrotaan sanoneen, että ”viestintä epäonnistuu, paitsi sattumalta”. Tässä on arjessa vinha perä, sillä kuinka usein viestit menevät meiltä kokonaan ohi, unohdamme ne tai ymmärrämme ne väärin!

Helpoin tapa seurata päivittäisviestinnän onnistumista on tarkastaa, että viesti meni perille ja että se ymmärrettiin oikein. Viestinnän maailmassa puhutaan myös sisäisestä ja ulkoisesta ”luotaamisesta” eli tarkkailusta, mitä omalla toimialalla, organisaatiossa ja tiimissä tapahtuu.

Ulkoinen luotaaminen voi olla asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden seuraamista, rekrytoinnin onnistumisen ja oman organisaation kiinnostavuuden mittaamista sekä media- ja somejulkisuuden määrän ja sävyn seurantaa. Sisäinen luotaaminen voi pitää sisällään oman tiimihengen seuraamista, huhupuheiden tunnistamista ja virheiden, häiriöiden ja poissaolojen seurantaa. Lisäksi klikkien ja ”kuppikuntien” muodostuminen, kiinnostus yhteisiin palavereihin ja tapahtumiin, keskustelujen sävy sekä ideoiden ja ehdotusten määrä kertovat omaa kieltään viestinnän onnistumisesta ja yhteishengestä.

Sisäisen viestinnän onnistumista voi seurata myös pikapalautteen avulla; esimerkiksi pikakyselyillä kuten Google Forms -lomakkeilla, intranet-kyselyillä ja keskusteluilla. Tämä tieto pitää myös kerätä, analysoida ja käsitellä! Esihenkilöviestintä kannattaa ottaa osaksi työtyytyväisyyskyselyjä ja kehityskeskusteluja oman esimiehen kanssa.

Viestinnän seuranta ja palautteen kerääminen on tärkeää, koska vain siten tiedät, pitääkö tavoitteita, toimenpiteitä, viestintävälineitä tai viestejä muuttaa. Esihenkilöviestintä on jatkuva prosessi, jossa voi kehittyä vain tekemällä. Virheitä ei kannata pelätä, sillä esimies näyttää esimerkkiä myös siinä, miten virheet korjataan!

——————————

Jos haluat oppia lisää viestinnän suunnittelusta ja tässä artikkelissa käsitellyistä asioista, suosittelen lämpimästi tutustumaan alan perusteoksiin ainakin näiltä osin:

* Leif Åbergin ”Viestinnän strategiat”-kirjan pääset tilaamaan kirjan tästä linkistä.

*Leif Åbergin ”Viestinnän johtaminen” -kirjan pääset tilaamaan kirjan tästä linkistä.

* Elisa Juholinin “Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön” -kirjan voi tilata tästä linkistä. Tai jos haluat ostaa vanhemman painoksen käytettynä, löydät vaihtoehtoja tästä linkistä.

*Haluatko kehittää omia esihenkilöviestintätaitojasi? Helpoiten se käy osallistumalla kaikille avoimeen Esihenkilöviestinnän tehopäivä -koulutukseen, joita järjestetään useita kertoja vuodessa Tampere-talossa.

Lisätietoa, hinnat ja ilmoittautumislomakkeen löydät tästä linkistä.

Jos tämä artikkeli oli mielestäsi hyödyllinen, jaa sitä myös ystävillesi ja kollegoillesi 😊. Sharing is caring!

PS. Joko luit edellisen blogini siitä, mihin esihenkilöviestintää tarvitaan ja millä seikoilla uuden esimiehen kannattaa lähteä liikkeelle? Blogiin pääset tästä linkistä.