Johda viisaasti: 10 vinkkiä toimivampaan esihenkilöviestintään

Johtamisella ja esihenkilötyöllä on valtava rooli työssä viihtymisessä, yhteisiin tavoitteisiin sitoutumisessa ja tuloksen tekemisessä. Johtaminen ja esihenkilötyö ovat mitä suurimmassa määrin viestintää, joten ei ole ihme, että suurimmassa osassa organisaatioita sisäinen viestintä on yksi suurimpia kehittämisen kohteita.

Tässä blogissa saat kymmenen vinkkiä, joilla voit kehittää esihenkilöviestintääsi. Kommentoithan, jos olet eri mieltä!

1. Esihenkilöviestintä kertoo organisaation ja työn tavoitteista ja vastuista

Yksi tärkeimmistä esihenkilöviestinnän tehtävistä on varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet tietävät organisaationsa ja työnsä strategian, arvot, tarkoituksen ja tavoitteet. Tämä ei onnistu vain yksisuuntaisella tiedottamisella, vaan keskustelemalla siitä, kuinka työntekijät itse nämä näkevät ja käsittävät. Monesti heillä on oman työnsä asiantuntijoina hyviä ajatuksia siitä, miten työtä voidaan tehostaa ja laatua parantaa yksinkertaisin keinoin.

Työstään innostunut esihenkilö on kiinnostunut toimialastaan ja seuraa aktiivisesti sen kuulumisia. Hän kertoo ja keskustelee palavereissa toimialansa näkymistä ja mahdollisista uhkista sekä siitä, mitä se merkitsee organisaation ja sen työntekijöiden kannalta.

2. Esihenkilö innostaa, motivoi ja antaa palautetta

Innostava esihenkilö on ennen kaikkea itse innostunut työstään. Hän tietää, miten motivoida omia joukkojaan eli mitkä ovat kunkin työntekijän motivaatiotekijät, sekä sisäiset että ulkoiset.

Motivoiva esihenkilö asettaa tiimilleen konkreettisia ja realistisia tavoitteita ja välitavoitteita, mieluummin paljon pieniä kuin yhden suuren, ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät tavoitteet samalla tavalla. Hän myös seuraa tuloksia ja antaa nopeasti kannustavaa ja toimintaan ja asioihin kohdistuvaa palautetta ja korjausehdotuksia.

Hyvä esihenkilö elää kuten opettaa: hän osaa ottaa itsekin palautetta vastaan ilman puolusteluja tai voimakkaita tunnereaktioita. Hän on avoin uusille ajatuksille ja ymmärtää, että joskus on tärkeää pitää yhdessä hauskaa: yhteishenkeä on mukavaa nostattaa epävirallisissa tilaisuuksissa.

3. Hyvä esihenkilöviestintä on kaksisuuntaista ja mahdollistaa kasvokkain viestinnän

Se edellyttää, että esihenkilö on läsnä työntekijöidensä arjessa ja antaa heille aikaansa. Se voi tarkoittaa esimerkiksi avoimien ovien tuntia joka viikko. Tiimistään kiinnostunut esihenkilö myös kiertää työpaikallaan ja osallistuu spontaaneihin keskusteluihin käytävillä ja työpisteillä – ne ovat arvokkaita tietolähteitä puolin ja toisin.

4. Hyvä esihenkilöviestintä on suunnitelmallista

Viestinnän vuosikalenteri auttaa esihenkilöitä suunnittelemaan viestintäänsä: mitä vuoden mittaan tapahtuu ja mitä missäkin vaiheessa vuotta ja kuukautta viestitään ja missä kanavissa. Esihenkilö myös tuntee tiiminsä ja tietää, mitä kanavia pitkin henkilöstön tavoittaa parhaiten.

5. Monipuolinen viestintäkanavien käyttö ja toisto lisäävät viestinnän tehoa.

Pelkkä viestin lähettäminen ei riitä, usein on paikallaan palavereissa ja keskusteluissa varmistaa, että asia on ymmärretty oikein.

Me olemme kaikki erilaisia. Jokainen tulkitsee viestintää omien kokemuksiensa ja tavoitteidensa kautta. Joskus väsymys, mielentila tai henkilökohtaisen elämän haasteet vaikuttavat viestien tulkintaan. Fiksu esihenkilö tarkistaa, että viesti on mennyt perille siinä muodossa, kun hän sen tarkoittikin.

6. Taitava esihenkilö osaa hyödyntää erilaisia vuorovaikutustyylejä ja tunneälyä

Työstään ja ihmisistään kiinnostunut esihenkilö tunnistaa oman ja muiden ihmisten viestintätyylit ja osaa hyödyntää niitä ongelmanratkaisussa. Kun esihenkilö osaa mukauttaa omaa viestintätyyliään vastanottajan mukaan, vuorovaikutus helpottuu ja viestit menevät paremmin perille puolin ja toisin. Erilaisuus on rikkaus, ja taitava tiiminvetäjä osaa hyödyntää erilaisia viestintä- ja vuorovaikutustyylejä myös mahdollisimman hyvin toimivan ryhmän muodostamisessa.

Tiiminvetäjillä ja esihenkilöillä tulee olla myös tunneälyä; kykyä lukea omia ja toisen tunteita ja mukauttaa omaa viestintäänsä toisen sanattoman viestinnän pohjalta. Hän tunnistaa myös työntekijöidensä työhön vaikuttavat ongelmat kuten alisuoriutumisen ja pystyy puuttumaan niihin hyvissä ajoin viestinnän keinoin.

7. Empaattinen esihenkilö asettaa itsensä työntekijänsä saappaisiin

Empaattinen tiiminvetäjä ja esihenkilö osaa kohdata toisen tämän ajattelusta käsin ja miettiä, mikä toiselle on tärkeää. Empatia ja toisen saappaisiin asettuminen edellyttävät kuuntelemisen ja katsomisen taitoa: että esihenkilö on aidosti omana itsenään ja sataprosenttisesti läsnä keskustelutilanteissa ja kannustaa avoimeen viestintään sanoillaan ja eleillään.

Aitous ja empatia näkyvät kehonkielessä eli sanattomassa viestinnässä, joten ole tarkkana, miten ilmaiset itseäsi: oletko läsnä, katsotko suoraan kohti, onko kehonkielesi avoin ja kuunteleva ja osaatko kysyä oikeita kysymyksiä?

8. Johdonmukainen ja selkeä esihenkilöviestintä edellyttää, että ymmärrät, millaista tietoa työntekijät tarvitsevat

Taitava esihenkilö tietää, mikä on tiedotettavan asian ”pihvi”, jolla on merkitystä hänen työntekijöilleen. Kaikkea johtotason yläpilveä ei tarvitse viedä tiimipalaveriin, vaan tiiminvetäjä päättää, mikä tieto on työntekijän kannalta oleellista.

Esihenkilön tulisi myös seurata viestinnän onnistumista: saavatko työntekijät oikeanlaisia viestejä oikeaan aikaan ja ymmärretäänkö ne myös oikein?

9. Avoin viestintäkulttuuri edistää yhteenkuuluvuutta ja hyvää työpaikkahenkeä

Avoin viestintäkulttuuri edellyttää tavoitettavuuden lisäksi sitä, että asioista pitää kertoa kaikille yhtä aikaa ilman kuppikuntia. Toisinaan keskeneräisistä asioista ei voi tiedottaa. Silloin on hyvä kertoa, miksi ei ja milloin tietoa on saatavilla.

Tietotyhjiötä ei ole, vaan me ihmiset tykkäämme korvata puuttuvan tiedon arvuuttelulla ja huhuilla. Ne muuttuvat helposti työyhteisössä kiertäessään totuuksiksi.

10. Muutosviestinnässä pitää huomioida myös tunteet ja muutoksen perustelut

Muutos on usein pelottava asia henkilöstölle, koska se voi tarkoittaa työtehtävien muutosta, vähenemistä tai jopa loppumista. Muutospelko voi olla ihan järkevääkin: harva hyppää laiturilta pää edellä tuntemattomaan veteen!

Esihenkilön tulisi muutostilanteessa luoda ymmärrystä muutoksen tarpeesta. Jos muutosvastarinta on kovaa, järkevä esihenkilö etsii vastustuksen perussyyt: mitkä asiat henkilökuntaa huolestuttavat ja pyrittävä vastamaan heidän huolenaiheisiinsa.

Työntekijöitä mietityttää eniten, mitä muutos hänen kannaltaan merkitsee. Reaktiot muutokseen voivat olla hyvinkin tunnepitoisia ja muutosvastarinta kovaa. Muutos koetaan usein mielekkäämmäksi, kun siihen saa itse vaikuttaa. Siksi työntekijöille tulisikin muutostilanteessa antaa vastuuta ja osallistaa heitä muutokseen. Esihenkilö voi auttaa myös muutoksen tuoman surutyön käsittelemisessä.

*Haluatko kehittää omia esihenkilöviestintätaitojasi? Helpoiten se käy osallistumalla kaikille avoimeen Esihenkilöviestinnän tehopäivä -koulutukseen, joita järjestetään useita kertoja vuodessa Tampere-talossa.

Lisätietoa, hinnat ja ilmoittautumislomakkeen löydät tästä linkistä. 

Jos sinulla on kysyttävää tai haluat organisaatiollesi oman koulutuksen, soita Eila Mäntyjärvi puh. 050 575 1073 tai meilaa: eila.mantyjarvi@enerzia.fi.

PS. Jos pidit artikkelia hyödyllisenä, jaa sitä muillekin. Sharing is caring!